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策划一场成功的峰会论坛活动需要注意哪些问题?

       峰会论坛活动每个行业都会有,有些行业为了塑造其完整性和行业归属性,还会每一年都举办一次行业内的论坛峰会,让参会者了解到每一年行业的走向和规划,以及学习一些新知识。论坛峰会的规模有大有小,大到两千以上,小到一两百人。策划一场成功的峰会论坛,关于以下几个注意点你一定要记住!

策划一场成功的峰会论坛活动需要注意哪些问题

1、人员分配
       每个人要明确自己的职责,根据自己的职责完成好自己负责的任务,每个人都有一张任务表,所做的工作都写在他所拿到的表中,就像玩游戏做任务一样,做一个标记一个,直到任务都完成了。由总负责人负责统筹、监管和检查,保证每个人的工作进度。

2、场地选择
       场地选择预订环节,包括住宿、晚宴、会议场地等。根据参会人数和活动规模进行决定,如何人数和规模较大,那就要选择体育馆、剧院、会展中心等大型场所,并且要了解清楚场地使用的细节。场地预算是很重要的一项,决定场地的关键因素,你可以看下:举办活动的场地要怎么选择?。场地预订,需要注意很多杂项,比如费用和场地使用的细节,搭建时间安排在什么时候?茶歇有没有?有没有单独的VIP休息室?自助餐怎么算,多余的餐券可以退吗?客房晚宴会场一起订是否有折扣价?VIP来之前必须先拿好房卡,人一到直接进房,不能在前台等待开房。

3、核心人群
       核心人群就是嘉宾要提前对嘉宾进行分类,如:VVIP,VIP,嘉宾,媒体等等,并且根据这些嘉宾的等级进行安排车辆使用和住宿等问题。不是我们的触及范围,待企业确定出席以后,后续的工作可能都是很这些VVIP助理联系,反正得确保好他们的工作不能失误。VIP也得注意语言技巧,一般是主要是赞助商。VVIP和VIP的住宿出行,都以企业最高档次安排。另外媒体里面大咖也得以最高档次安排。

4、第三方人员
       礼仪,提前培训,服装要准备,妆容要统一,根据需求进行安排。礼仪彩排根据不同的活动要进行彩排。礼仪需要注意的主要就是有颁奖环节需要拿东西上台,这个要仔细彩排。
       保安,当会议需要用到保安的时候,说明这个档次一般都不低了,保安的话统一服装,身材发型都要尽量统一。工作职责基本就是酒店们门口接车的时候、会议现场的时候、晚宴的时候外场、还有就是VVIP休息室到会议现场的通道、以及现场我们公司的临时办公室门口。
       主持人的服装、档期都要提前安排好。主持人必须彩排串全场,无论他是否经验丰富。主持人的手卡一定要做,这样站台上才显得好看,手卡上的字要事先让他确认能看见,同时,有题词屏的话,题词屏也是要放串词的,双重保险。主持人现场要有专门的一个同事跟着他,现场情况有变化,直接联系这个同事,让他第一时间告诉主持人。不然找来找去跑来跑去很浪费时间。

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