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举办活动的场地要怎么选择?

    一场活动举办的场地直接关系到整个活动的风格、方式、规划、预算和层次,这也是随后进一步策划计划的根底,挑选一个能让公司和嘉宾都能满足的活动场所非常重要,那么举办活动的场地要怎么选择呢?

    首先,可以先列出可供挑选的活动场地清单,清单表上需注明活动要求的一切重要条件,便于各个场所的比较和挑选。而关于各个场地的比较可以从以下几个方面来考虑:

举办活动的场地要怎么选择

一、场地的选择要素:在进行场地选择之前,我们需要知道,选择场地的要素有哪些。
    1、需求类型:考虑活动类别、主题、来宾的品味要求等。
    2、来宾人数:根据来宾人数,活动类型测算场地面积要求。
    3、活动内容:是否有特殊物品摆放,是否需特殊设施?是否有层高要求?是否有破坏的可能?
    4、周边环境:交通、噪音、光线、用餐及住宿配套如何?
    5、气候条件:防雨、防寒、防暑、日落时间等,根据活动项目要求综合考虑。
    6、费用限制:预算是多少?还是很重要的。能够用于场地租赁的最高限额。

二、场地的大小
    参与活动的嘉宾数量是多少人?人数的多少基本能判断适合在什么场地举办活动,所以主办方应首先考虑要邀请的人数,根据人数选择适合的场地,避免场地定得过大造成浪费,也避免场地过小造成拥挤。

三、场地的情况
    1)场地设备
    考察场地时,注意询问场地设备,如果活动需要使用酒店设备,如酒店自带舞台灯光,麦克风,音响,投影,LED大屏幕等设备,都要依次打开试听。如需使用酒店舞台,需要了解酒店提供的舞台多大多高,舞台摆放位置,红毯、台阶是否有提供等。
    2)场地服务
    场地服务人员是否专业,若在酒店使用会场举办活动或宴请,是否提供免费停车等附加服务。
    3)场地餐饮
    是否提供餐饮服务(有些酒店只提供住宿,不提供餐饮)不同餐标的菜单是什么样的菜品,有什么口味特色等。
    4)场地安保
    消防设备的位置,安全通道在什么位置,是否畅通。场地安全用电在多少功率之内。
    5)场地报价
    在关于场地的价格方面,我们要详细了解餐饮菜单价格,是否可以自带酒水,如果可以自带,酒水是否有加收服务费;场地租赁费,设备租赁费,若活动举办,最早可以何时进场搭建,是否有进场费等。

    通过对以上细节的比较之后,依据清单归纳考虑活动类型与场所的调配。比方研讨和开发会议的活动需求有利于沉思默想、创意呈现的环境;严重的奖赏、赞誉型会议必定要有层次,要引人入胜;关于买卖会和新产品展现会,需求挑选有展现空间的场所,会场交通有必要便当等等。

    综合以上内容,选择2-3个适合的场地,然后进行实地考察。由于调查场所非常重要,所以要约见主办方及场地方都能做决议计划的人。通过考察以及结合各自的优缺点,选择一家适合的场地。一个适合的场地会给活动带来意想不到的效果,所以一定要谨慎选择。

    选择活动的举办场地也是一个让人感到棘手的问题,现在可以举办活动的场地很多,酒店、体育场馆、商场、度假村、会所等等,各个场地还有不同的风格、星级,有些场地还有着自己的特色,让人难以抉择。相信通过以上为大家的介绍,能让你更好地选择出心仪的活动举办场地!

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