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如何做好会议预算?

       大型会议规划方案预算方案是会议规划的重要组成部分。如何做好会议预算?在这里,会务策划公司告诉大家,会议策划的费用主要由以下几个部分组成。

一、运输成本
       (1) 从出发地到会议地点的交通费用-包括航班、铁路、公路、客船,以及从目的站、机场、码头到住宿地的交通费用
       (2) 会议期间的交通费-主要是会议场所的交通费,包括住宿地到俱乐部的交通费、俱乐部到餐饮场所的交通费、俱乐部到商务交流场所的交通费、商务考察的交通费以及其他参与者可能使用的预定交通工具。
       (3) 欢迎和回程运输-包括航班、铁路、公路、客船和到机场、车站和港口的住宿。

二、场地费用
       (1)会议场地的租用——一般来说,场地的租用已经包括了一些常用的设施,如激光笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或黑板、油笔、粉笔等,但不包括一些非常规的设施——如投影设备、临时装饰等,展台等,当需要安装非主席台的发言线路时,可能需要另一个预算。
       (2) 场地安排费-如果不需要,这部分费用通常包含在场地租赁费中。如有特殊要求,可咨询专业会务策划公司。
 

会议活动


三、其他支持成本
       这些支持通常包括活动策划和印刷、礼仪、秘书服务、交通和仓储、娱乐和医疗、媒体、公共关系等。根据这些支持的临时性质,如果会议组织者单独寻找这些行业支持,成本可能高于市场价格。如果由专业会务策划公司代理,将获得相对低廉的价格和专业的服务支持。

四、住宿费用
       值得注意的是,住宿费中有些是全价,有些还需要额外的政府税收。对于会议活动,住宿可能是主要费用之一。寻找专业的会务策划公司通常可以获得更好的折扣。
       正常的住宿费不仅与酒店星级标准、房间类型等因素有关,还与客房内的开放式服务项目有关,如是否进行长途通讯、洗漱换洗、迷你吧饮品、一次性换衣、上网等,客房内水果供应及其他服务是否开放。会议组织者应明确酒店应关闭或开放的服务项目和范围。

五、餐饮费用
       会议的餐饮费用可以是简单的,也可以是复杂的,这取决于会议策划的议程需要和会议的目的。
       早餐一般是自助餐,当然也可以围桌吃饭,费用是按人数计算的(但考虑到会议就餐的特殊性和原材料的准备,估计吃饭人数与实际吃饭人数不应相差15%,或者餐厅有理由拒绝按实际就餐人数结算——而是按预定人数收取费用)
       中餐和午餐基本上属于晚餐,可以采取数字预算-自助餐、按桌预算-圆桌的形式。如果主人希望饮料由自己购买而不是由餐厅提供,餐厅可能会收取一定的服务费。
       一般来说,如果在一家高星级酒店的餐厅用餐,餐厅拒绝让主人带饮料出来消费。如果餐馆能把饮料拿出来消费,通常需要收取服务费。在高星级酒店举办会议宴会,一般在基本消费水平上加收15%的服务费。

六、视听设备的成本
       通常可以忽略不计,除非是在室外进行。如果为了公关效果必须在户外进行,那么视听设备的预算就比较复杂,包括:
       (2) 设备的运输、安装调试及控制技术人员的支持费用可委托给会务策划公司
       (3) 音源-主要用于背景音乐和娱乐音乐。主办单位可以携带或者委托代理人

七、杂费
      是指会议活动过程中的一些临时安排所发生的费用,包括印刷、临时运输和装卸、纪念品、模型和礼仪服务、临时道具、传真和其他通讯、快递服务、翻译、临时商务车辆等。

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