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确定一个活动策划方案的流程及细节

    所谓主线策划方案是指,确定活动的主要内容,其中包括但不仅限于活动目标、活动时间和地点、活动形式、活动大致流程。因为整个活动策划案的细节都是以这几方面作为核心点的。

确定一个活动策划方案的流程及细节

1、活动目标:就是指想通过本次活动达到什么目的
    具体如何确定呢?首先给活动定个基调,是品牌宣传活动,还是促销活动,还是用户运营活动。因为不同的类型的活动确定目标的标准和维度不一样。就去年的那次活动来说,更倾向于品牌宣传活动,目的是为了提升公司品牌在整个行业的知名度和影响力。
    大方向的活动目标确定后,再分解目标。思考方式是,通过哪些方面能体现一个公司品牌的影响力呢?我们主要考虑了以下几个方面:
    &地产行业知名企业(开发商端+供应商端)的参与数。我们的评价维度是行业前20
    &地产行业意见领袖的参与数。像王石这种大咖,以及百强地产行业总经理级别人士
    &作为一个行业性盛会,必须新的、领先的观点。所以需要邀约相关人士进行演讲分享及论坛讨论等
    &另外,本次活动作为线上评选的承接,需要针对供需双方颁奖。以这个角度也能增加邀约嘉宾的砝码。

2、活动形式
    通过活动目标分解,活动形式已经呼之欲出了。对应我们的目标分解内容来看,本次活动至少包含以下几方面的内容:
    &行业大咖演讲及观点分享,可分为开发商端大咖分享和供应商端大咖分享。
    &论坛环节。通过集中讨论,碰撞出思维的火花。
    &现场颁奖。为了体现隆重性和权威性,可以让开发商端行业大咖给供应商端颁奖,并且颁奖必须有奖牌奖碑类的实物。
    &年会活动一般相当于庆功宴,大家都需要对辛苦一年的自己坐一个犒赏。另外,颁奖这么热闹的是,优势行业供需双方都在场,组织一场晚宴是十分必要的。一方面把活动推向高潮,另外方面促进双边的交流,增加活动的满意度。

3、活动时间
    需要考虑几方面:
    &对参会人来说是否方便。许多公司都会进行一年的总结,如果有一个行业性的奖项,也是成绩的体现,所以活动时间必须选在大部分公司进行年终总结之前。
    &对作为主办方的我们来说,地点是否方便时间是否充裕。一般来说本地作战比较方便,在物资、人员调配以及成本上,都能进行较好的把控。时间上,根据活动可能需要的大宗事项准备进行预估,一般来说,都是一个月。
    &确定公司的资源及预算。前面我们分析过,行业性大咖的邀请将成为本次活动成败的关键,所以公司已有的人脉及企业资源主要集中在哪里,如果在广深,那最好将活动地点定在广深。另外预算上也需要考虑,异地作战的话,各方面的费用都会增加。另外参会人的差旅住宿也是一大开支。
    综合以上几方面的考虑,权衡之后作出你活动地点的选择。

4、活动大致流程
    活动形式基本确定后,再进行细节的丰满。主要考虑以下两个方面:
    &活动的流畅性。举个极端的例子:听了20分钟演讲,主持人说来大家一起合个影,然后再坐回去接着听,这典型不流畅的。
    &人性的特点。人能够高度集中精力的时间一般也就20分钟,所以演讲时间最好控制再20分钟分钟以内。不间断做类似事情的时间,大概是2-3个小时(比方说我们读书、上班,都是分上午和下午),所以同一类型的活动需要不宜持续超过3个小时,中间最好穿插其它类型的活动,以帮助参与者放松。

5、确定活动关键型元素:如酒店,并进行实地踩点(多次!)
    这点其实归于前面的部分,之所以单独拿出来说,是因为酒店作为整场活动的承载点,必须确人好各项细节,才能进行下一步的安排。
    &预定酒店:像五星级酒店,容纳500人以上的酒店,提前2个月预定可以省十多万。
    &酒店硬件确定:是否配备LED屏,酒店自带的LED屏是否足够大气;音响效果,话筒;外接音响等设备接线是否方便;控制室在哪里,是否方便等等。
    &酒店装饰确定:是否有空间搭建灯光桁架,现场哪些地方可以放背景板,哪些地方可以贴海报等等。如果有些必要的地方不能贴物料,与酒店人员提前沟通等。
    &同时还要注意,酒店方直接对接人员配合度怎样,反应是否及时。因为到时候现场如果酒店配合慢,将引起巨大的问题。

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